10 điều cần biết trước khi sử dụng dịch vụ quản lý tiền lương

Dịch vụ quản lý tiền lương (payroll) bắt đầu phổ biến ở các nước phát triển trên thế giới từ năm 1960, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này vì họ nhận thức được sự tiết kiệm chi phí dịch vụ này mang lại, tin tưởng vào những công ty chuyên gia về tiền lương am hiểu luật pháp, đảm bảo tính bảo mật… Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn chưa thực sự quan tâm đến dịch vụ mang lại giá trị cao (nhờ vào tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp) này.

1. Hiện tại công ty của bạn chi bao nhiêu cho việc chi trả lương?

Tính lương là một quy trình làm việc thường được gọi là "nhiệm vụ tối cao" vì bạn không được làm sai nó. Theo cuộc khảo sát mới nhất từ công ty HR2B, tiền lương là một trong những chi phí lớn nhất và có tầm ảnh hưởng đối với doanh nghiệp. Vì vậy các công ty để hoạt động hiệu quả cần phải đảm bảo quy trình trả lương được trôi chảy, nhưng bạn sẽ chi bao nhiêu cho quy trình đó?

Để thuê 1 nhân viên tính lương cho toàn bộ nhân viên, các doanh nghiệp nghĩ rằng họ chỉ cần bỏ ra 5 triệu đồng/tháng là có thể đạt được ý muốn. Nhưng thực tế, theo tính toán và phân tích của HR2B, họ phải chi ra thêm 1 khoản chừng 8 triệu đồng/tháng cho các chi phí khác cho nhân viên đó như: chi phí bảo hiểm, y tế xã hội, tiền vật dụng cung cấp cho nhân viên bao gồm máy tính và các phần mềm phần cứng… Vậy bình quân 1 tháng bạn sẽ phải chi ra tổng cộng gần 13 triệu cho 1 nhân viên tính lương cho cả doanh nghiệp. Nếu sử dụng dịch vụ quản lý tiền lương, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều.

2. Không tuân thủ luật pháp – Rủi ro thường gặp

Trước đây các công ty có thể “lách” các thủ tục của cơ quan Nhà Nước. Bây giờ thì không như thế nữa vì mọi công ty (trong và ngoài nước) đều phải tuân thủ các luật lệ chung vì Luật lao động đang được thắt chặt và ngày càng được làm minh bạch hơn.

Việc tuân thủ qui định của Nhà Nước ngày càng được coi trọng. Các cơ quan Nhà nước sẽ không quan tâm đến việc chúng ta có hiểu nhầm các điều luật hay không khi họ quyết định xử phạt.

3. Trả lương chính xác & đúng hạn – Xây dựng thương hiệu cho nhà tuyển dụng

Sự xâm nhập của công nghệ Internet đang phát triển với tốc độ chóng mặt trên thế giới. Do đó người lao động hiện nay được thông báo đầy đủ về quyền lợi của mình khi có những vấn đề tiền lương. Họ cũng dễ dàng hơn trong việc chia sẻ kinh nghiệm với công ty của bạn trên những trang blog và trang thông tin điện tử. Hiện tại đang có sự cạnh tranh gay gắt về chất xám. Trả lương chính xác và đúng lúc là chiếc chìa khóa trong việc xây dựng nên thương hiệu của nhà tuyển dụng.

4. Tính bảo mật về mặt không gian

Trước đây việc quản lý trả lương ở Việt Nam khá công khai vì mọi người được trả một mức lương như nhau. Ngày nay trong "cuộc chiến chất xám" nhiều công ty phải trả cho nhân viên mới một mức lương cao hơn những nhân viên cũ trong công ty. Điều này xem ra không công bằng tuy nhiên lại cần thiết để duy trì hoạt động công ty. Do đó việc bảo mật thông tin bảng lương đang trở thành một vấn đề thực sự.

Những rủi ro đáng tiếc khi thông tin về tiền lương nhân viên bị lộ có thể xảy ra trong những tình huống sau:

a) In dữ liệu bảng lương trên máy in chung của công ty
b) Không khóa dữ liệu bảng lương trên máy tính
c) Người thực hiện bảng lương làm việc chung trong văn phòng

5. Tính bảo mật về mặt hệ thống

Bảo mật hệ thống liên quan đến hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu của công ty bạn. Thật dễ dàng khi những người không có thẩm quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu bảng lương của bạn. Một số nguy cơ thường gặp:

a) Lưu giữ dữ liệu lương trên các ổ đĩa chung
b) Các hồ sơ không được bảo mật trên hệ thống mail
c) Chia sẻ quá nhiều thông tin với bộ phận kế toán

6. Tính bảo mật về mặt con người

Bảo mật ở khía cạnh nhân sự liên quan đến cách cư xử của nhân viên trong công ty bạn. Các nguy cơ thông thường bao gồm:

a) Những nhân viên thiếu kinh nghiệm thường sơ suất để lộ thông tin bảo mật
b) Nhân viên được đào tạo thiếu bài bản trong việc giữ thông tin mật
c) Nhân viên không có ý thức trong việc bảo mật

7. Rủi ro từ hệ thống máy tính

Bạn có chắc chắn rằng hệ thống máy tính hiện tại của công ty thực hiện quy trình tính lương một cách chính xác hay không?

a) Các công thức dùng để tính lương có phù hợp với luật pháp hiện hành không?
b) Dữ liệu bảng lương có được sao chép dự phòng và lưu trữ bên ngoài không?
c) Những nhân viên khác có thể chạy hệ thống bảng lương khi nhân viên làm lương chủ chốt nghỉ việc, hay nghỉ phép dài hạn?

8. Rủi ro trong quá trình thực hiện

Các rủi ro này là do cách công ty bạn thực hiện dữ liệu bảng lương như thế nào? Ví dụ:

a) Bạn có vạch ra chương trình quản lý lương để bạn có thể dễ dàng nhận ra những sai sót có thể xảy ra không?

b) Làm thế nào để tiến trình được thông qua một cách rõ ràng cũng như các chi tiết về việc trả lương cho nhân viên được bảo mật tốt?

c) Làm thế nào để cập nhật những thay đổi về yêu cầu quản lý lương của các cơ quan Nhà nước khác nhau và làm thế nào để bạn biết được điều đó?

9. Bạn cần phải biết nên sử dụng mảng nào của dịch vụ quản lý tiền lương

Đối với bất kỳ nguồn cung cấp dịch vụ quản lý tiền lương từ bên ngoài nào, bạn cũng cần phải biết được mặt mạnh cũng như hạn chế dịch vụ này mang lại. Ưu điểm lớn nhất từ các nhà cung cấp dịch vụ quản lý tiền lương là họ rất đúng hẹn, kịp thời và chính xác, nhất quy trình thanh toán lương cho cá nhân và các cơ quan.

Đối với mảng về Thuế và Luật Pháp: 

Một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tiền lương tốt sẽ không để bạn vi phạm pháp luật, tuy nhiên bạn không nên hoàn toàn tin cậy vào họ về các khoản tư vấn về thuế và luật pháp. Theo quan điểm của chúng tôi, bạn nên sử dụng dịch vụ tư vấn luật và thuế từ luật sư và nhân viên tư vấn thuế của riêng công ty bạn. Một nhà cung cấp dịch quản lý tiền lương giỏi sẽ dễ dàng làm việc với luật sư  và các nhà tư vấn khác của công ty bạn để tìm ra giải pháp cho các tình huống kinh doanh riêng biệt cho công ty bạn.

Đối với mảng về thiết lập chính sách công ty:  Một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tiền lương tốt có thể đưa ra những tư vấn về hoạch định chính sách của các công ty khác trong cùng lĩnh vực, tuy nhiên công ty vẫn có quyền quyết định chính về việc thiết lập các chính sách đó.

Đối với mảng về phổ biến chính sách của công ty: Nhà cung cấp dịch vụ Quản Lý Tiền Lương có thể giúp bạn làm việc này, tuy nhiên công ty bạn vẫn có những trách nhiệm cơ bản.

10. Làm thế nào để đánh giá một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tiền lương

Bạn đã quyết định sử dụng dịch vụ quản lý tiền lương bên ngoài, vậy bước tiếp theo sẽ là gì? Cũng giống như mọi quyết định mua hàng, bạn cần phải tìm cho mình một số lựa chọn và so sánh chúng. Bảng danh sách sau đây sẽ giúp bạn tổng hợp được thông tin để đưa ra quyết định của riêng mình. HR2B có thể cung cấp cho bạn danh sách này.

Khi tìm nhà cung cấp để có bảng báo giá  phải chắc chắn rằng bạn đưa cho họ cùng một thông tin để bạn có thể so sánh giá cả. Những công ty tốt sẽ đề xuất những mức giá khác nhau dựa trên độ phức tạp của quy trình nhằm giữ cho chi phí của bạn không bị đội lên.

Những thông tin cần thiết để lập bản dự thảo lương cho công ty bạn:

a. Số lượng nhân viên người Việt trên bảng lương.
b. Số lượng nhân viên nước ngoài trên bảng lương.
c. Nhân viên của bạn được đăng ký ở đâu (cơ quan cấp tỉnh nào có thẩm quyền).
d. Công ty bạn thực hiện bảng lương hiện nay như thế nào (để có thể ước tính chi phí thiết lập).
e. Bạn có kế hoạch gì cho tương lai (để họ có thể đưa ra một khoản giảm giá thích hợp).
f. Số lượng công ty trong việc kinh doanh của bạn (mỗi công ty sẽ có chương trình bảng lương riêng).