Viện Nghiên cứu Hán Nôm đang tìm kiếm 25 cuốn sách cổ biến mất khỏi kho lưu trữ

Thông tin của TS Nguyễn Xuân Diện, Phó phòng phụ trách Phòng Văn bản học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, gây được sự chú ý của dư luận. Ảnh: Quý Hiên chụp màn hình

Thông tin trên đã gây sự chú ý của dư luận, với hàng trăm lượt chia sẻ.

Sáng nay 21.12, PGS Nguyễn Tuấn Cường, Viện trưởng Viện Nghiên cứu Hán Nôm, đã gửi tới báo chí thông tin chi tiết liên quan tới 25 cuốn sách tại viện mình đang bị thất lạc.

Phát hiện có việc thất lạc sách từ cách đây hơn 2 năm

PGS Cường cho biết, thực hiện chức năng, nhiệm vụ do Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam phân công, Viện Nghiên cứu Hán Nôm là đơn vị bảo quản các tài liệu Hán Nôm gồm gần 35.000 cuốn sách và gần 60.000 thác bản văn bia đã có biên mục; đồng thời mở cửa thư viện để các tổ chức, nhà nghiên cứu và các cá nhân trong và ngoài nước quan tâm đến văn bản cổ của dân tộc có cơ hội tiếp cận tài liệu.

Nhằm bảo quản các tài liệu quý hiếm, tài liệu gốc đều được lưu tại Phòng Bảo quản. Viện tổ chức phục vụ bạn đọc nghiên cứu chủ yếu thông qua bản photocopy. Bạn đọc muốn tiếp cận tài liệu gốc cần có phê duyệt bằng văn bản của lãnh đạo viện.

Theo thông tin do bộ phận liên quan báo cáo, khoảng tháng 3 – tháng 4.2020, cán bộ quản lý kho sách phát hiện có dấu hiệu không tìm thấy một số cuốn sách ở vị trí quy định trên giá. Thời điểm phát hiện đang trong giai đoạn dịch Covid-19 diễn biến phức tạp.

Ngay sau khi nhận được thông tin, lãnh đạo viện đã làm việc với người quản lý kho sách để chấn chỉnh, dự kiến các giải pháp điều chỉnh quy trình quản lý sách tránh thất thoát; đồng thời lên kế hoạch tổng kiểm kê nhằm tìm kiếm các cuốn sách bị lạc và đối soát tất cả các văn bản khác đang lưu trữ tại viện.

Đến tháng 4.2022, sau khi có thể khôi phục điều kiện làm việc bình thường, viện đã cho tổng kiểm kê toàn bộ kho sách Hán Nôm. Đây là lần tổng kiểm kê đầu tiên trong hơn 10 năm qua.

Thông qua 3 tháng rà soát, phát hiện không thấy trên giá 29 quyển (tập sách đóng rời), trong đó có 13 quyển thuộc kho A và kho V, 16 quyển thuộc kho ST. Về thác bản bia thì thiếu 6 thác bản. Số sách ít nhiều bị xuống cấp, hư hại vật lý (theo tình trạng tự nhiên của bảo quản) là khoảng 4.000 quyển (hơn 10% số sách gốc), có thể bị rách một vài trang, bị hỏng bìa chưa tu bổ, hoặc bị mủn, mối mọt một vài trang hoặc toàn quyển (nhóm này cần thực hiện tu bổ sớm để bảo quản lâu dài).

Toàn bộ sự việc đã được báo cáo chi tiết trong buổi họp chi bộ và họp cán bộ chủ chốt, hội đồng khoa học của cơ quan ngày 14 và 15.7.

Sau đó, viện vẫn tiếp tục cho rà soát, tìm thêm được 4 quyển (do để sai chỗ trên giá). Như vậy, tổng số sách chưa thấy trên giá (mất, hoặc thất lạc) hiện là 25 quyển. Về thác bản bia thì đã tìm được 4 thác bản (trước đó không tìm thấy do để sai chỗ), còn 2 thác bản bị mất nhưng đã có thác bản dự bị đem ra sử dụng.

Tăng cường biện pháp bảo vệ sách

Cũng theo PGS Nguyễn Tuấn Cường, sau sự việc trên, ngày 30.9, viện đã ký văn bản bàn giao kho sách cho người quản lý mới. Đồng thời, viện đã tổ chức làm vách ngăn để chia các phân kho, thay đổi quy trình quản lý sách gốc, giao trách nhiệm quản lý kho cụ thể, tránh nguy cơ tiếp tục thất thoát tài liệu.

Một tài liệu Hán Nôm được số hóa để lưu trữ. Ảnh: N.T.C

Sau đó, viện tiếp tục cho kiểm kê kho sách tại thư viện (gồm sách tiếng Việt và ngoại ngữ, không phải sách Hán Nôm) để thực hiện tổng kiểm kê tài liệu. Viện dự định sẽ báo cáo tổng hợp toàn bộ các tài liệu, bao gồm tài liệu Hán Nôm và tài liệu mới. Công việc kiểm kê kho sách mới tại thư viện dự kiến hoàn thiện trong đầu năm 2023.

Ngày 15.12, viện đã có công văn báo cáo cấp trên về sự việc 25 cuốn sách để xin ý kiến giải quyết.

Sau đó, viện đã báo cáo tình hình kho sách với toàn cơ quan trong cuộc họp tổng kết đơn vị, có đại diện lãnh đạo Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam tham dự, vị lãnh đạo này cũng đã có ý kiến chỉ đạo viện tiếp tục rà soát tìm sách, xác định trách nhiệm của các bên liên quan. Viện sẽ lập hội đồng riêng để xem xét cụ thể vấn đề này. Sự việc đang được tổ chức giải quyết.

PGS Nguyễn Tuấn Cường chia sẻ: “Đây là một sự việc đang được tổ chức giải quyết, đã công khai thông tin trong nội bộ đơn vị và báo cáo cấp trên. 25 quyển sách này đã có bản scan màu và/hoặc bản photocopy làm từ trước (tức là nội dung sách không bị mất). Tuy nhiên, việc tìm kiếm các cuốn sách thất lạc vẫn đang được viện đặt lên hàng đầu, bao gồm cả việc rà soát trên giá một lần nữa để tránh tình trạng sách bị lẫn giá.

Thời điểm sách bị thất lạc (mất, không thấy trên giá) tạm thời được xác định là khoảng 5 năm gần đây. Viện đã và đang tổ chức rà soát lại để tìm sách, xác định giá trị nội dung từng sách (qua các bản scan hoặc photocopy còn lưu) và xác định trách nhiệm liên quan”.

Trao đổi với PV, TS Cường cho biết thêm, cách quản lý kho sách như trước đây đã có từ rất lâu, đến nay bộc lộ một số trục trặc. Từ tháng 9, viện đã thực hiện lắp các vách ngăn, tách biệt kho sách gốc với sách photocopy, giao chìa khoá riêng cho các nhân viên phòng Bảo quản để trông coi kho, phân định rõ trách nhiệm của các khâu phụ trách kho sách gốc.

Bên cạnh đó, viện sẽ cần đầu tư tăng cường hệ thống giám sát, bảo quản, phòng chống cháy nổ, đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm tiêu chuẩn.

Sẽ phân loại giá trị sách để phân cấp quản lý phù hợp

PGS Cường cho biết thêm, trong di sản thành văn mà viện được giao quản lý có một số sách, tài liệu đặc biệt quý hiếm, nhưng số sách và tài liệu này được bảo quản đặc biệt ở nơi khác, bên ngoài viện.

Trước nhận định của TS Nguyễn Xuân Diện, số tài liệu bị thất thoát là 25 cuốn sách cổ, cực kỳ quan trọng của văn hiến dân tộc, PGS Cường bình luận: "Theo tôi, các cuốn sách cổ nói chung đều có giá trị của nó, ít hay nhiều, mặt này hay mặt khác. Trong số 25 quyển sách trên, có những quyển đã được nghiên cứu kỹ, có những quyển chưa được tìm hiểu nên chưa xác định rõ giá trị nội dung. Vì vậy, để xác định tầm quan trọng của tất cả 25 quyển sách đó, thì cần tìm hiểu kỹ mới xác định được".

Tuy nhiên, PGS Cường cũng cho rằng, từ góc độ quản lý, sự việc thất thoát tài liệu đã được ban lãnh đạo và toàn thể đơn vị nhận thức là sự việc lớn, cần nghiêm khắc rút kinh nghiệm và giải quyết hậu quả, xử lý trách nhiệm.

Viện đã thực hiện một số công việc trong nội bộ kho sách để điều chỉnh quy trình quản lý tài liệu như trong thông báo đã nêu ở trên. Ngoài ra, viện vẫn sưu tầm và tiếp nhận để bổ sung sách vào kho (như năm 2016 đã bổ sung được gần 500 quyển sách được hiến tặng).

Viện đã và sẽ tăng cường số hoá để có thêm một hình thức lưu trữ hiệu quả và hiện đại, đồng thời có ý kiến đề xuất lên cấp trên để có biện pháp tu bổ, phục chế các tài liệu xuống cấp, phân loại giá trị sách để phân cấp quản lý phù hợp.