Quản lý “nhân viên di động”

Ngồi thu mình trong góc một quán cà phê lớn trong tòa nhà Petro Việt Nam đầu đường Lê Duẩn (TP.HCM), anh Đức Việt – nhân viên một doanh nghiệp kinh doanh thép đang hý hoáy thao tác với chiếc điện thoại Nokia E61. “Chờ chút nhé, sếp vừa gọi bảo xem và góp ý cho một hợp đồng bên tôi mới nhận” – Việt nói trong khi vẫn rất tập trung với việc đang làm. Việc sếp giao vẫn được hoàn thành trong khi anh không nhất thiết phải ngồi ở cơ quan.

Mật độ phủ của các mạng WiFi đang ngày càng mở rộng, đặc biệt là ở các thành phố lớn. Bên cạnh đó, các nhà cung cấp thiết bị đầu cuối cũng đã đua nhau tung vào thị trường Việt Nam những ứng dụng hướng tới doanh nhân (bao gồm cả điện thoại di động và máy tính xách tay).

Ngay cả ở những vùng thiếu sóng WiFi, hạ tầng kết nối GPRS (mà sắp tới đây là 3G) vẫn cho phép giới nhân viên văn phòng giao dịch qua mạng, nhờ đó họ trở nên tự do hơn trong quá trình làm việc. Khái niệm “nhân viên di động” đã dần định hình song hành cùng những thuật ngữ mới như “không gian làm việc không cố định”, “bàn làm việc nóng”…

Các chủ doanh nghiệp cũng rất ưa thích loại hình này vì họ có thể tinh giản đáng kể chi phí cho văn phòng, địa điểm làm việc. Không những vậy, cơ chế làm việc thoáng giúp các doanh nghiệp trở nên hấp dẫn hơn đối với những nhân viên trẻ, có tài năng nhưng lại thích làm việc theo kiểu linh hoạt, mọi nơi, mọi lúc với yếu tố hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cũng gặp phải không ít khó khăn trong khâu quản trị nhân sự, bởi loại hình làm việc di động đòi hỏi tính linh hoạt cao và cũng rất khó quản lý.

Nhu cầu làm thay đổi tư duy, kỹ năng quản lý

“Sếp tôi quản lý dựa theo đầu việc và mức độ hoàn thành chứ không đo đếm theo thời gian. Tám giờ làm việc của tôi có thể bắt đầu từ 10 giờ sáng cho tới 7 giờ tối. Hiện tại, nhiều người nói cách quản lý như vậy là thoáng, là lỏng lẻo, nhưng tôi không nghĩ vậy. Vấn đề là hiệu quả công việc đích thực” – Minh Việt cho biết.

Cùng chia sẻ quan điểm này, anh Quốc Bảo – chủ một công ty trang trí nội thất nằm trên đường Lý Thường Kiệt (quận Tân Bình) cho biết rằng khi các “nhân viên di động” tỏa ra khỏi văn phòng, nhà quản trị không thể theo dõi họ để biết họ thực hiện các hoạt động đã được lập trình sẵn ra sao. Khác với môi trường làm việc cố định nơi công sở, môi trường làm việc bên ngoài chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và đòi hỏi tính tự giác của nhân viên.

Để phát huy hiệu quả đội ngũ nhân viên di động, chính sách quản trị nhân lực nên tập trung theo đầu việc, áp dụng cơ chế đãi ngộ hợp lý cho mỗi đầu việc hoàn thành. Công ty của anh Quốc Bảo có hơn mười người, trong đó hơn một nửa nhân viên là các “nhân viên di động”. Công việc chính mà nhóm này làm là thăm căn hộ của khách hàng, quan sát và làm rõ hơn các yêu cầu về thiết kế nội thất. Chi tiết đơn hàng bao gồm ảnh chụp, yêu cầu cụ thể của khách… thường xuyên được gửi trực tiếp thông qua các thiết bị cầm tay về văn phòng. Ngay sau đó họ lại tiếp nhận báo giá từ văn phòng gửi đến.

Không thể phủ nhận rằng phong cách làm việc với chỗ ngồi cố định vẫn có những ưu điểm đáng kể, nổi trội nhất là ý thức hợp tác trong doanh nghiệp. Sự thiếu vắng các đồng nghiệp có thể dẫn tới tình trạng nhân viên văn phòng bị cô độc về tâm lý. Để giải tỏa tình trạng này, nên tập trung nhiều hơn cho việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường tính tương tác thường xuyên giữa hai nhóm nhân viên cố định và di động và nếu có thể, nên định kỳ hoán đổi vị trí công việc giữa hai nhóm để tạo được sự chia sẻ cần thiết trong công việc.

Sách lược quản trị

Đội ngũ “nhân viên di động” bên cạnh đội ngũ nhân viên cố định truyền thống khiến đối tượng và phạm vi điều chỉnh của bộ phận quản lý nhân sự rộng hơn nhiều nên rất cần đảm bảo cả tính linh hoạt và sự nhất quán.

Ý thức sâu sắc về vai trò của ứng dụng công nghệ đối với phương pháp làm việc còn mới mẻ, anh Quốc Bảo chia sẻ: “Bước đầu tiên, tôi mô tả những đầu mục công việc dành cho nhân viên di động, những thiết bị để họ có thể hoàn thành tốt những công việc được giao, đồng thời cũng đảm bảo khả năng theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ. Để tránh bị rối, tôi cố gắng tinh giản tối đa yêu cầu đặt ra đối với kỹ sư công nghệ, chỉ tập trung vào những yêu cầu cốt lõi như tính khả dụng, tốc độ và tính bảo mật.

Ví dụ với website tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu quan trọng nhất là có thiết kế gọn, có phiên bản dành cho truy nhập thông qua các thiết bị cầm tay. Khả năng tiếp cận từng nội dung trên website căn cứ vào cấp độ của tài khoản được dành riêng cho từng đối tượng nhân viên đăng nhập”.

Khi đã có đủ nền tảng công nghệ phục vụ cho cả nhóm nhân viên cố định và nhân viên di động, doanh nghiệp nên quay trở lại với những nguyên tắc quản trị nhân lực truyền thống với hiệu quả đã được khẳng định, tránh quá lạm dụng công nghệ. Cụ thể, những biểu mẫu phục vụ quá trình thực hiện một đơn hàng vẫn cần được in ra vì ngay cả khi thực hiện các giải pháp bảo mật và sao lưu, thì nguy cơ trục trặc, mất mát dữ liệu vẫn rất cao. Đối với những nội dung thông tin quan trọng cần xử lý gấp, ngay sau khi gửi đi email thông báo, nhân viên di động vẫn cần được thói quen gọi điện để xác nhận hiện trạng của email…

Theo ĐỨC CƯỜNG
Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần