Nghề thư ký – “bông hoa” thông minh

Tạp Chí Giáo Dục

Thứ sáu, 10.10.2008, 09:10

Người thư ký thường được biết đến như một cánh tay đắc lực của giám đốc, lãnh đạo cơ quan, là người đẹp, ăn mặc gọn gàng lịch thiệp, nói năng lưu loát, nhanh nhạy và có vốn kiến thức về văn hóa, xã hội, kinh tế để trợ giúp công việc cho sếp…

Nghề “hot” của phái nữ

Môi trường làm việc lịch sự, được giao thiệp rộng, thường sát cánh bên sếp trong mọi công việc của doanh nghiệp, cơ quan và có một mức thu nhập tương đối cao, những điều đó đang trở thành sức hút của nhiều bạn trẻ theo nghề. Nhiều thư ký trở thành trợ lý giám đốc hay lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Triển khai những chỉ đạo hay truyền đạt sự chỉ đạo đó. Nhiều thư ký còn thay mặt “sếp” giải quyết nhiều công việc quan trọng khi được “sếp” ủy quyền…

Công việc chính của một thư ký là tiếp khách, lên lịch làm việc cho sếp, thực hiện các công tác hậu cần như: soạn thảo hợp đồng, văn bản, kế hoạch; quản lý lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo. Kỹ năng theo nghề là có khả năng giao tiếp tốt, hiểu biết và ứng xử trước mọi vấn đề; có thể đánh máy với tốc độ cao, sử dụng tốt ngoại ngữ và các loại máy văn phòng như: máy photocopy, máy fax, internet, tra cứu nhanh và biết lập hồ sơ…

Yếu tố cần của một thư ký

Hiện nay để trở thành một người thư ký giỏi chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi người theo nghề không những có ngoại hình dễ nhìn, còn phải thông minh và hội tụ nhiều kỹ năng khác mới có thể hoàn thành tốt công việc của mình được. Theo chị Bích Vân, thư ký, kiêm trợ lý Công ty Việt Copy (Q.3) thì: Người thư ký phải có vốn ngoại ngữ tốt, bởi công việc làm ăn, giao thiệp hiện nay với nhiều đối tác nước ngoài, thậm chí người thư ký còn kiêm phiên dịch khi lãnh đạo chưa thông thạo ngoại ngữ. Trau dồi các kỹ năng về tin học văn phòng như: word, excel… để có thể soạn thảo các giấy tờ cho lãnh đạo. Khả năng nhạy bén trước công việc là một điều không thể thiếu. Một thư ký khéo léo có thể xử lý tất cả các tình huống với các đối tác và cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp, cơ quan. Đồng thời phải am hiểu và có kiến thức tổng hợp, bởi khi gặp các đối tác bạn phải nắm bắt được tâm lý, trả lời những câu hỏi của đối tác một cách trôi chảy và thông minh, không để xảy ra những điều đáng tiếc…”. Là một người trợ giúp nhiều công việc cho “sếp” vì vậy người thư ký phải có một bộ nhớ tốt, vì đôi khi phải “nhớ thay” mọi việc cho “sếp”. Phải có tính làm việc độc lập khi sếp đi công tác để giải quyết mọi vấn đề cần thiết. Đồng thời bạn phải biết ứng xử linh hoạt và khéo léo như: dời cuộc hẹn với đối tác, khất nợ, thỏa thuận trong hợp đồng mới …

Các bạn trẻ yêu thích nghề thư ký có thể tham khảo một vài địa chỉ sau có đào tạo các kỹ năng của một thư ký: Trường Đại học Hoa Sen TP.HCM, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM…

Trần Văn