Khi thầy cô phải làm… sổ lưu văn bản

Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho giáo viên chúng tôi trong những ngày hè kết thúc với niềm vui được cấp trên hứa sẽ giảm đi gánh nặng sổ sách bấy lâu nay để thầy cô tập trung vào soạn giảng.

Thế nhưng ngay phiên họp đầu năm, ban giám hiệu nhà trường dù đã khẳng định thực hiện tinh giản hồ sơ sổ sách nhưng lại phổ biến một quy định mới và cho biết đây là yêu cầu từ cấp quản lý.

Đó là ngoài các hồ sơ như quy định, từ năm học này tất cả giáo viên phải thực hiện một loại sổ mới gọi là sổ lưu văn bản.

Thêm việc…

Theo đó, mỗi khi ngành giáo dục có công văn gì thông báo trong toàn ngành thì mỗi cá nhân có trách nhiệm phải in lại toàn bộ công văn đó.

Ban giám hiệu cũng giải thích rõ là không loại trừ nội dung nào, miễn là công văn đã gửi đến, có yêu cầu giáo viên biết, thực hiện là phải đóng lại thành tập hoàn chỉnh.

Nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức nhân sự, tài chính, nâng lương, chuyển ngạch… trong ngành, giáo viên phải có trong tay văn bản ấy một khi cấp trên đã phổ biến.

Như vậy, nhà trường có bấy nhiêu thầy cô là có bấy nhiêu bộ hồ sơ lưu văn bản của cấp trên.

Trước đây, việc lưu văn bản là của bộ phận văn phòng, chính xác là của nhân viên văn thư lưu trữ. Tài liệu văn bản nếu bộ phận nào có liên quan như kế toán tài chính, bảo hiểm, y tế học đường, đoàn thể… sẽ được in sao gửi đến từng nơi. Ngoài văn phòng, các bộ phận liên quan sẽ lưu giữ các văn bản đó.

Thầy cô cần xem nội dung cứ đến bảng thông tin của nhà trường sẽ rõ. Cá nhân nào cần nghiên cứu thì liên hệ văn phòng để được sao lưu.

Bây giờ, theo thông báo của ban giám hiệu thì tinh giản sổ sách chưa thấy rõ nay lại phát sinh thêm một loại sổ mới. Thầy cô phải mất thời gian đọc mail rồi đem in thành văn bản, lưu lại thành sổ để ban giám hiệu kiểm tra.

Chưa nói có những văn bản thầy cô đọc chưa thể hiểu hết nội dung mà phải nhờ đến bộ phận chuyên trách giải thích. Việc lưu văn bản của cấp trên ở mỗi thầy cô e rằng khó mang lại hiệu quả.

Tất nhiên có những công văn quan trọng, cần thiết thường xuyên vận dụng như: hướng dẫn kiểm tra, đánh giá, dự giờ, xếp loại học tập, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật học sinh… thì việc lưu giữ để thực hiện cho đúng là cần thiết.

Nhưng thật ra các văn bản này đều in rõ ràng ngay trong sổ điểm, sổ chủ nhiệm… nên thầy cô chỉ cần mở sổ ra là đã thấy.

Nay yêu cầu đóng thành tập thì cứ mỗi năm học, thầy cô sẽ có một tập hồ sơ chỉ để trình cấp trên kiểm tra mà thôi.

Ngày nay, việc thông tin trên mạng đã phổ biến. Nếu được, cấp quản lý nên hướng dẫn số hiệu, nội dung tóm tắt của công văn để thầy cô khi cần cứ theo đó mà tra cứu. Việc in sao, đóng thành tập các văn bản của ngành chỉ mang thêm việc cho thầy cô.

… Và tốn thêm tiền

Lại thêm một vấn đề khác, đó là giáo án của thầy cô năm nào cũng được ký kiểm tra hai lần, lần kiểm thứ hai là vào cuối năm học. Tất nhiên đạt chuẩn về nội dung, hình thức, ban giám hiệu mới ký duyệt.

Thế nhưng chỉ ba tháng sau đó, nghĩa là vào đầu năm học mới, thầy cô lại phải trình một bộ giáo án mới cho ban giám hiệu ký dù vẫn dạy bộ môn, khối lớp như năm học trước và nội dung không có gì khác.

In một bộ giáo án mới như vậy là tốn hàng trăm nghìn đồng. Thầy cô nào cũng phải mất tiền như vậy. Mà thường mỗi thầy cô phải dạy hai khối lớp hoặc hai phân môn. Thế là số tiền in giáo án tăng gấp đôi, gấp ba lần.

Cấp quản lý từng nhắc nhở ban giám hiệu nhà trường rằng nếu mới vừa ký giáo án cho thầy cô ở năm học trước, mà năm học sau không có phân công môn mới thì nên để thầy cô sử dụng lại, không phải in cho tốn tiền. Nhưng thầy cô cần có bổ sung thêm những nội dung cập nhật về thời sự hay vận dụng tích hợp, liên môn…

Nay có trường yêu cầu thầy cô nào muốn sử dụng lại giáo án cũ của năm rồi, cần có thêm một trang giấy trắng ngay sau bài soạn để có thể ghi thông tin bổ sung. Nhưng giáo án cũ đã đóng thành tập làm sao tháo rời để chèn một trang giấy trắng vào đó.

Có trường linh hoạt hơn, cho phép thầy cô bổ sung nội dung vào ngay bài dạy nếu thấy cần thiết, không nhất thiết phải có một trang giấy trắng đi kèm sau mỗi bài. Có trường yêu cầu tổ trưởng chuyên môn xác nhận nội dung giáo án là đạt, trình lên ban giám hiệu quyết định mới được sử dụng lại.

Thật khó hiểu vì tổ trưởng chuyên môn ký kiểm tra giáo án hằng tháng, ban giám hiệu ký vào mỗi học kỳ mà nay đưa ngược lại một lần nữa. Hóa ra việc kiểm ký này là quy trình kép. Thấy gian nan quá, thầy cô đành bỏ tiền in giáo án mới cho xong. Việc tinh giản trở lại như cũ.