Làm thủ tục hành chính thời 4.0: Hết bị “hành là… chính”

UBND Q.1 và UBND Q.6 là hai đơn vị vừa cho ra mắt hai sáng kiến mới mang tên “Định danh công dân điện tử” và “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7”. Đây là những sáng kiến giúp nâng cao hiệu quả trong cải cách hành chính, tạo tiện lợi cho người dân, góp phần xây dựng chính quyền đô thị.

Chị Huyền Trân được hướng dẫn cách thực hiện nộp hồ sơ tại “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7”. Ảnh: K.Hồ

Định danh công dân điện tử

Dịch vụ này sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), hoạt động trên tất cả các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng… vừa được UBND Q.1 áp dụng nhằm giúp người dân và tổ chức dễ dàng thực hiện các bước đăng ký thủ tục hành chính “không giấy” và tra cứu tình trạng hồ sơ.

Có mặt tại UBND Q.1 để đăng ký kinh doanh quán cà phê, sau khi bấm nút nhận số thứ tự ở phía trước, anh Nguyễn Hữu Nghĩa (ngụ P.Bến Nghé, Q.1) bước vào nhà chờ để đợi gọi tên. Đến lượt mình, anh Nghĩa bất ngờ vì nhân viên nói không cần phải ghi lại thông tin cá nhân như trước đây mà chỉ cần dùng điện thoại thông minh và thực hiện vài thao tác là thông tin của anh hiển thị đầy đủ trên máy chủ của quận. Thông qua sự hướng dẫn của nhân viên, đầu tiên, anh Nghĩa bật wifi và vào trang web của UBND Q.1; sau đó click vào mục dịch vụ công trực tuyến và chọn mục kinh doanh, tiếp đến nhấn vào “cấp mới giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” rồi chọn đăng ký. Hoàn thành công đoạn này, anh Nghĩa tiếp tục chụp hình 2 mặt giấy tờ tùy thân và chụp ảnh khuôn mặt, sau đó anh vào chỗ chọn tệp để tải ảnh lên và click “gửi”. Phần còn lại sẽ do ứng dụng tự scan thành dữ liệu: tên tuổi, số chứng minh, địa chỉ, ngày cấp… và tự nhập.

“Tôi thấy cách làm này rất hay và tiện lợi cho người dân. Từ nay khi đến đây làm thủ tục hành chính, tôi không cần viết lại thông tin cá nhân mất thời gian vì sau lần này thông tin đã được lưu vào máy chủ của UBND quận”, anh Nghĩa nói.

Vừa hoàn thành xong thủ tục xin giấy phép kinh doanh, chị Trần Kim Thu (P.Bến Nghé, Q.1) bày tỏ phấn khởi vì làm thủ tục hành chính ngày càng nhanh, gọn, tiện lợi.

“Tôi đến đây làm giấy tờ nhiều lần và đây là lần đầu không cần phải kê khai thông tin từng li từng tí như trước. Thay vào đó chỉ cần chụp hình giấy chứng minh, khuôn mặt và thực hiện vài thao tác là xong; còn mọi thứ do máy móc lo. Cách này cũng khá dễ, cán bộ hướng dẫn sơ qua một lần tôi đã làm được. Lần sau tôi có thể tự thực hiện tại nhà mà không cần đến tận trụ sở mất công chờ đợi”, chị Thu cho biết.

Trước đây, khi chưa áp dụng dịch vụ “Định danh công dân điện tử”, người dân đi làm thủ tục hành chính phải kê khai thông tin qua mẫu giấy do UBND Q.1 cấp; do đó những lúc lỡ khai sai, người dân phải khai lại mất nhiều thời gian mà hiệu quả của việc thực hiện thủ tục hành chính lại không cao. Đó là chưa kể đến những người lớn tuổi, mắt mờ, tay run khó viết chữ. Từ khi dịch vụ này được áp dụng, người dân rất hài lòng vì thủ tục được tinh giản, nhanh gọn hơn, minh bạch các hoạt động giao tiếp, tăng cường hiệu lực và hiệu quả trong quản lý điều hành và phục vụ nhân dân.

Theo đại diện UBND Q.1, trong những năm qua, quận đã thực hiện cải cách hành chính gắn với việc xây dựng đô thị thông minh thông qua nhiều sáng kiến như: Mô hình khảo sát ý kiến người dân qua hệ thống thiết bị điện tử; Thư xin lỗi đối với hồ sơ trễ hẹn; Chương trình Quản lý dân cư bằng dấu vân tay; Nhận/trả hồ sơ hành chính tại nhà đối với một số trường hợp đặc biệt (như không có khả năng đi lại được…); Ứng dụng nền tảng di động về tư vấn thủ tục hành chính trực tuyến “Q.1 trực tuyến”… Nhờ vậy, UBND Q.1 đã trở thành đơn vị đi đầu trong chuyển đổi số, tình hình sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 có chuyển biến qua từng năm. Cụ thể, từ 4,6% hồ sơ giải quyết trực tuyến (năm 2016) tăng lên gần 70% (năm 2019), gần 96% (tháng 2-2020) và hiện tại là 99,9%. Thủ tục hành chính được giải quyết kịp thời, đúng thời hạn giúp người dân và doanh nghiệp hài lòng.

“ATM” nhận/ trả hồ sơ ngoài giờ hành chính

Góp phần vào việc xây dựng TP thông minh, chính quyền đô thị, thời gian qua UBND Q.6 cũng rất nỗ lực trong việc thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Mới đây, UBND quận đã triển khai và đưa vào áp dụng “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7” hay còn gọi là “ATM nhận/ trả hồ sơ ngoài giờ hành chính” trước cổng UBND quận (đường Phạm Văn Chí). Nhìn bề ngoài hệ thống này giống như một trụ ATM với màn hình chính hiển thị các loại hồ sơ, túi đựng hồ sơ có mã vạch, khay nhận hồ sơ, khay thu lệ phí và khay trả kết quả.

Người dân làm thủ tục ở Q.1

Đến UBND Q.6 để làm thủ tục quy hoạch xây dựng, chị Nguyễn Ngọc Huyền Trân được tổ tư vấn dịch vụ công trực tuyến nơi đây hướng dẫn nhiệt tình cách nộp hồ sơ tại “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7” theo các bước: nộp hồ sơ, chọn thủ tục cần thực hiện và cho vào bìa hồ sơ; đưa túi vào khay nộp hồ sơ; nộp lệ phí và nhận biên nhận.

“Hệ thống này giúp tôi có thể nộp hồ sơ ngoài giờ hành chính, mô hình này nên được nhân rộng trên địa bàn toàn TP”, chị Huyền Trân góp ý.

Sau khi trải nghiệm nộp hồ sơ tại “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7”, anh Minh Nhật cho biết: “Tôi rất ủng hộ hệ thống này; nhờ ATM này, tôi chủ động sắp xếp để đi làm thủ tục hành chính vào giờ nghỉ trưa không làm ảnh hưởng đến công việc”.

Theo ông Nguyễn Ngọc Thành – Phó Chánh văn phòng HĐND – UBND Q.6, hệ thống “Hệ thống tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7” có khả năng tiếp nhận và trả hồ sơ giấy tự động đối với 5 thủ tục hành chính: Đăng ký thành lập hộ kinh doanh; cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; tạm dừng hoạt động hộ kinh doanh; cấp lại giấy phép xây dựng và cung cấp thông tin quy hoạch xây dựng. Ngoài ra, hệ thống cũng có tính năng bổ sung chức năng trả 8 thủ tục hành chính mức độ 3 không thu phí tại máy gồm: Thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh; thủ tục đăng ký nội quy lao động; thủ tục gửi thỏa ước lao động tập thể; cấp giấy phép đào đường vỉa hè; gia hạn cấp phép đào đường vỉa hè; cấp giấy phép tạm sử dụng vỉa hè, xác nhận nhà không thuộc diện nhà nước quản lý và thẩm định bản vẽ hiện trạng nhà ở. Đặc biệt, hệ thống còn cung cấp thông tin tuyên truyền chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, hỗ trợ khảo sát sự hài lòng của cá nhân, tổ chức với sự phục vụ của cơ quan qua trang web đánh giá hài lòng.

“Sau hơn 1 tháng vận hành (từ ngày 8-3 đến nay) hệ thống đã xử lý hơn 95 hồ sơ cho người dân; qua đó góp phần tạo thêm một kênh giải quyết thủ tục hành chính mới, linh hoạt, chủ động về thời gian, đặc biệt là đảm bảo công tác phòng chống dịch trong tình hình mới…”, ông Thành nhấn mạnh.

Trong thời gian qua, nhiều cơ quan hành chính tại các quận, huyện trên địa bàn TP.HCM đã rất nỗ lực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính như: Mô hình “Bình Thạnh trực tuyến”; “Hóc Môn trực tuyến”; “Thủ Đức trực tuyến”… Điều đó đã góp phần vào việc thực hiện mục tiêu mà lãnh đạo TP hướng tới, đó là xây dựng TP thông minh – hiện đại…

Khánh Hồ