Quản lý nhân sự trong “dông bão”

Nhân viên cần được hướng dẫn, cung cấp thông tin chính xác – Ảnh: Internet

Khi kinh tế đi xuống, các nhân viên trông chờ vào cấp quản lý lãnh đạo họ vượt qua khó khăn. Làm sao để ổn định tinh thần cho họ dù tình hình đang có chiều hướng trở nên tốt hơn hay xấu đi?

Dù không có đường lối chung nào cho tất cả các doanh nghiệp, nhưng vẫn có những định hướng giá trị giúp các nhà quản trị cân nhắc mà năm câu hỏi và giải đáp dưới đây đáng để tham khảo.

Phải thay đổi cách quản lý và định hướng nhân viên thế nào trong tình hình kinh tế suy giảm?

Giải pháp tốt nhất là truyền đạt thông tin đầy đủ. Nhân viên cần được bạn – thuyền trưởng của con tàu – hướng dẫn, cung cấp thông tin chính xác, loại bỏ những đồn đại sai lệch dễ gây hậu quả không hay. Lãnh đạo doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên cho nhân viên tất cả mọi vấn đề như tình hình bán hàng, dịch vụ, doanh thu, mức lời hay lỗ, các dự án ngắn hạn, dài hạn cùng tiến độ thực hiện của chúng.

Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, đi vào trọng tâm và đặc biệt là phải trung thực, cho dù đó là tin xấu. Không nên đánh giá thấp khả năng nắm bắt tình hình của nhân viên. Nếu bạn tìm cách che đậy bớt thông tin hay vờ tỏ ra lạc quan, trước sau gì nhân viên cũng phát hiện ra. Đến lúc đó, họ sẽ mất tin tưởng và nổi giận.

Sự không trung thực còn làm uy tín của ban giám đốc bị sút giảm, đôi khi không thể cứu vãn. Các nhà quản trị phải nhạy cảm trong việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc. Thông thường, tin tức về tình hình kinh doanh không khả quan sẽ gây hiệu ứng domino: mất tinh thần – sút giảm năng suất – thiếu hụt sản phẩm – giảm doanh thu – nhân viên bị sa thải do lao động kém.

Tuy nhiên, nếu lãnh đạo trung thực, rõ ràng và biết cách truyền đạt thì dù tin có xấu vẫn có thể tạo được tác động tích cực. Cụ thể là kèm theo mũi tên đi xuống phải có các thông điệp lạc quan về định hướng, thay đổi, giải pháp… đã và đang tiến hành để xoay chuyển tình thế.

Bao lâu mới thông tin về tình hình công ty cho nhân viên?

Khoảng thời gian cách nhau giữa hai lần cập nhật thông tin dài hay ngắn tùy thuộc vào mô hình và quy mô của công ty, ngành kinh doanh và mức độ tác động của suy thoái đến công ty. Nói chung, cần cập nhật thường xuyên để nhân viên bắt kịp tình hình, nhưng không quá thường xuyên để dẫn đến phản ứng thái quá của đội ngũ nhân viên trước những thay đổi mỗi ngày hay mỗi tuần về thị phần của công ty.

Mức độ trung bình là cập nhật thông tin hằng tháng. Chỉ khi công ty đang ở bờ vực phá sản thì nhân viên cần được thông báo liên tục về bất cứ chuyển biến nào.

Có nên cho phép nhân viên tham gia các buổi họp trao đổi thông tin?

Rất nên! Nhiều doanh nghiệp tổ chức các buổi họp toàn thể để nhân viên và ban giám đốc cùng tự do trao đổi. Nhờ vậy cả hai bên có thể hiểu rõ những quan điểm, mối quan tâm, cũng như nỗi lo của nhau. Vấn đề chỉ là lãnh đạo phải biết cách dẫn dắt buổi trao đổi và hướng họ theo luồng thông tin chính thức để tránh lạc đề.

Có nên hé mở sớm cho nhân viên kế hoạch giảm lao động, nghỉ luân phiên để họ chuẩn bị tinh thần?

Không nên! Những tin tức loại này luôn dẫn đến căng thẳng, giảm năng suất và mất tinh thần. Thời điểm tốt nhất để thông báo những thông tin đó là ngay trước khi nó diễn ra, tức là đã đến lúc phải thực hiện kế hoạch giảm nhân sự và chỉ nên thông báo cho từng cá nhân hay bộ phận. Giám đốc cũng nên dành thời gian trả lời câu hỏi và cho nhân viên bị thôi việc bày tỏ cảm xúc, suy nghĩ của họ.

Làm sao để truyền đạt tin xấu?

Không ai muốn nghe tin xấu, nhất là khi nó liên quan đến chuyện mưu sinh hằng ngày của mình. Giảm biên chế nhân sự là loại tin khó chấp nhận nhất, nhưng vẫn có thể làm giảm bớt nỗi đau của người bị sa thải bằng cách truyền đạt thông điệp. Phải thông báo rõ ràng và ngắn gọn, vì vòng vo chẳng giúp ích gì, nhưng khô khốc báo “Anh bị sa thải” cũng hại chẳng kém.

Cách truyền đạt tương đối dễ chấp nhận hơn cả bao gồm ba phần. Đầu tiên là vài câu tích cực “Bạn là một thành viên rất có ích cho công ty suốt thời gian qua. Chúng tôi đề cao những đóng góp của bạn”. Cách mở đầu này dù sao cũng giảm nhẹ được phần nào nỗi buồn của người bị sa thải, lại thể hiện được sự chân thành, thật sự quan tâm đến cảm xúc nhà quản trị.

Tiếp theo, hãy cho nhân viên biết doanh nghiệp phải cắt giảm thua lỗ, ngưng vài dự án và chia tay một số nhân viên. Tạm ngừng một chút để thông tin này được tiếp nhận. Cuối cùng, hãy chỉ cho họ biết những gì công ty sẽ làm để giúp họ, ví dụ bộ phận nhân sự sẽ hỗ trợ làm hồ sơ giới thiệu công việc, các thông tin việc làm… Trường hợp công ty không có chương trình gì khác thì đơn giản yêu cầu họ bàn giao và cho biết thời hạn cuối để thu dọn vật dụng cá nhân và chia tay nhau.

Quan trọng nhất là hãy thật cởi mở và chân thành. Trách nhiệm của lãnh đạo là không né tránh sự thật, dù tình huống nào thì cũng lắng nghe phản hồi và bày tỏ sự quan tâm đến thực trạng của nhân viên.n

Theo BÍCH THỦY
Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần/Entrepreuner.com