Tận dụng những gì mình có để giảm chi phí (tiếp phần 1)

5 Tư vấn qua điện thoại

Tuyển sinh qua Telephone hiệu quả và giảm chi phí rất nhiều. Các trường ngoại ngữ, công ty tư vấn du học đang áp dụng khá thành công.

Tư vấn qua điện thoại, điều cốt yếu là phải nắm bắt được tâm ý học sinh, phụ huynh như muốn gì qua cuộc thoại. Bí mật của tư vấn qua điệm thoại là không giải thích dài dòng mà tạo sự tò mò của người nghe. Không nên nhắn tin qua điện thoại, trừ học sinh đó đã thân thiết.

Thông thường, các trường để số điện thoại trên website, tờ rơi. Lúc có người gọi thì trả lời những câu hỏi thắc mắc của học sinh là xong. Như vậy chưa đủ. Khi học sinh, phụ huynh gọi điện đến nhà trường, chứng tỏ họ đã quan tâm đến trường mình. Người trực điện thoại phải hiểu biết mọi công tác, chính sách tuyển sinh của nhà trường. Đông thời, họ phải giỏi giao tiếp và linh động ứng phó được mọi tình huống, mọi câu hỏi hóc búa của học sinh. Ngoài tư vấn cho thí sinh, phụ huynh hài lòng, nhân viên trực điện thoại phải tìm cách biết được thông tin: điện thoại, e-mail… của các em để tư vấn lâu dài. Nếu các trường xắp xếp người trực điện thoại không hiểu được hết vấn đề tuyển sinh, không xử lý được vấn đề, nhà trường sẽ mất nguồn thí sinh tiềm năng này.

Có nhiều cách tìm địa chỉ điện thoại của học sinh, phụ huynh. Lấy qua các chương trình tư vấn, hội nghị, hội thảo, người gọi đến hay vào website để nhờ tư vấn tuyển sinh.

Đến mùa tuyển sinh, các trường thường cử đội ngũ cán bộ đến từng trường tuyến dưới đi tư vấn, vừa tốn kém, mất thời gian, công sức. Thay vào đó, đơn vị tuyển sinh có thể gửi thư giới thiệu các ngành học cần tuyển sinh đến trường có học sinh tuyển sinh, đơn giản và giảm chi phí đi rất nhiều.

Khi gửi thư, phần nhiều đến tay các cô tiếp tân trường được gửi. Nếu thư viết chung chung, thì nó sẽ chuyển đến vị trí quen thuộc là … sọt rác. Phải vượt qua cửa ải đó bằng cách ghi thư gửi trực tiếp đến chủ trường, hiệu trưởng, trưởng phòng đào tạo… Biết và ghi trực tiếp tên người nhận càng hiệu quả hơn nữa. Nếu thư có sức thu hút và đặt mối qua hệ được với các vị lãnh đạo này thì hiệu quả đã đến. Các vị sẽ truyền đạt xuống cho các thầy cô. Giáo viên đứng lớp sẽ thông báo đến học sinh đúng khối lớp cần tuyển sinh trong năm học.

Gửi hàng trăm thư cũng khá tốn kém tiền tem, phong bì. Khi muốn gửi cho khu vực xác định, đơn vị tuyển sinh nên cử cán bộ đến đàm phán với bưu điện khu vực đó để giảm giá tem thư. Còn tốt hơn nữa là quan hệ trực tiếp với người đưa thư để họ chuyển tới tất cả các trường THPT của khu vực, quận, huyện đó mà không cần tiền mua con tem nào cả.

Các Hội nghị, Hội thảo, Chương trình tư vấn tuyển sinh thường tập trung rất nhiều phụ huynh, học sinh tham dự. Đây là cơ hội để các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp tư vấn tuyển sinh. Còn gì thú vị hơn khi có nhiều người sắp thi tuyển hay quyết định cho chọn trường tương lai tập chung đến cho ta giới thiệu.

Ở những chương trình này, khi được phát biểu, cán bộ tuyển sinh phải làm sao thu hút được sự chú ý về mình. Thông tin chuyển tải nên ngắn gọn mà đầy đủ để trong một thời gian ngắn ngủi, học sinh, phụ huynh nắm bắt được mình nói gì, mang lại lợi ích gì cho họ. Đồng thời kết hợp tặng sách, namecard, brochure… đến nhiều thí sinh tiềm năng của mình.

Đối với các chương trình tư vấn, hội chợ, phải làm sao cho trại trường mình nổi bật, thu hút tạo ngay sự chú ý của học sinh, phụ huynh. Có nhiều cách tạo ấn tượng như qua âm nhạc, câu Slogan, banroll, biểu ngữ thu hút và các chương trình quà tặng, tư vấn miễn phí. Đồng thời, phải làm sao lấy được nhiều thông tin của học sinh, phụ huynh để tư vấn lâu dài. Lấy thông tin qua danh sách của trường đến tư vấn, hoặc để các học sinh đăng ký thông tin để được tư vấn, quà tặng, chế độ ưu đãi tuyển sinh từ trường mình.

Khi có điều kiện, các trường tuyển sinh nên tự tổ chức hội thảo tư vấn cho học sinh. Khi đó, nhà trường chủ động, làm chủ sân chơi của mình, không bị san sẻ với các đơn vị khác.

Còn rất nhiều chương trình khác để các trường tư vấn tuyển sinh miễn phí hay giảm thiểu chi phí.

Làm giáo án online: Cho các học sinh, sinh viên tương lai lấy ôn luyện, tham khảo.

Đưa thông tin lên Cẩm nang tuyển sinh các báo: Có thể các trường mất chút chi phí nhưng để người khác tư vấn, giới thiệu thay mình. Cẩm nang tuyển sinh đang là phương tiện tìm hiểu thông tin tuyển sinh trong mùa thi rất hữu ích.

Đăng ký thông tin tuyển sinh ở tổng đài 1080: Tác dụng cũng tương tự Cẩm nang tuyển sinh.

Tư vấn – Marketing mùa thi qua áo. Cán bộ tư vấn tuyển sinh nên mặc đồng phục trường mình. Nếu có thể tặng một số học sinh thân thiết để họ mặc đi học và quảng bá thay cho mình mỗi ngày.

Qua lịch. Tặng lịch tết cho phụ huynh, học sinh về treo ở nhà rồi quanh năm nhìn ngắn thương hiệu, thông tin của trường mình.

Tuyển sinh là cả hệ thống chiến lược. Nếu có tư duy, chiến thuật, chiến lược đúng, các trường sẽ tạo sự nổi bật, tuyển sinh được nhiều và đưa chi phí tiện cận mức bằng “0”.

(Còn tiếp phần 2)