Triển khai “số hóa” trong hoạt động tố tụng

Tòa án Nhân dân (TAND) quận 1 vừa tiến hành xét xử sơ thẩm vụ án tranh chấp dân sự thụ lý số 201/2023/TLST-DS ngày 22-3-2023 giữa nguyên đơn là bà Lê Thị Phương Hồng H. với bị đơn là Công ty CP Đào tạo T.T.L. Đặc biệt, trong phiên tòa này TAND quận 1 đã áp dụng số hóa. Đây được xem là bước tiến trong việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực tòa án.

Phiên tòa xét xử sơ thẩm giữa nguyên đơn là bà Lê Thị Phương Hồng H. với bị đơn là Công ty CP Đào tạo T.T.L. là phiên tòa số hóa đầu tiên của TAND quận 1

Hồ sơ điện tử

Phiên tòa do thẩm phán Nguyễn Đức Tĩnh làm chủ tọa. Điểm mới tại phiên tòa này là toàn bộ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ vụ án đã được số hóa, tức là sao chụp thành dữ liệu điện tử PDF và trình chiếu trên màn hình lớn trong suốt phiên xét xử, khác với các phiên tòa trước, Hội đồng xét xử, luật sư các bên phải mang theo rất nhiều hồ sơ, tài liệu, để phục vụ cho công việc, gây tốn kém thời gian cũng như trở ngại trong xét xử.

Chia sẻ về mô hình số hóa, ông Nguyễn Cao Trí – Tổ trưởng Tổ số hóa, TAND quận 1 – cho biết, từ vài năm trước, TAND quận 1 mới chỉ số hóa bản án. Sau đó, ông Nguyễn Quang Huynh – Chánh án TAND quận đã có ý tưởng muốn số hóa toàn bộ hồ sơ tố tụng hết từ đầu vào, mục đích là ngay từ khi tiếp nhận hồ sơ phải được phân loại và quản lý chặt chẽ trên phần mềm của riêng tòa. Chính vì thế, ông Trí đã tự mình nghiên cứu và viết “Phần mềm Hỗ trợ Xét xử và Tranh tụng”, phục vụ cho ý tưởng “số hóa” các công đoạn trong trước, trong và sau khi phiên tòa kết thúc.

Tổ số hóa TAND quận 1 được thành lập từ tháng 11-2023. Mô hình số hóa bắt đầu được tòa ứng dụng vào tháng 1-2024. Tòa đã chuẩn bị trong vòng 6 tháng với gần 3.500 hồ sơ đã được số hóa. Dữ liệu lưu trữ hiện nay khoảng 5 TB (TeraByte – đơn vị tập tin). Các tài liệu được lưu theo chuẩn Việt Nam về chất lượng, luôn ở mức cao nhất.

Về những khó khăn khi triển khai mô hình này ông Nguyễn Cao Trí cho biết: Khó khăn nhất là vấn đề kinh phí, nhân sự chuyên ngành, cơ sở vật chất và tư duy của lãnh đạo. Hiện nay để vận hành mô hình thì tổ có 9 người, để vận hành được lâu dài cần một nguồn lực rất lớn. Ngoài ra đó là vấn đề về pháp luật vì hiện nay nhiều vấn đề về tố tụng vẫn chưa cho phép, chẳng hạn như việc tống đạt điện tử… Ngoài ra đó là sự nhận thức của bộ phận thẩm phán và thư ký trong việc tiếp cận số hóa. Ông Trí cho biết thời gian tới sẽ cố gắng hoàn thiện và tối ưu phần mềm hơn nữa để phục vụ người dân tốt hơn.

Màn hình trình chiếu được bố trí trong phòng xét xử phục vụ số hóa

Cũng theo ông Trí, trước khi giải quyết vụ án, thông qua phần mềm này, thẩm phán sẽ tiếp cận bộ hồ sơ số hóa trên hệ thống một cách dễ dàng, nhanh chóng. Trong quá trình giải quyết vụ án, các đương sự không cần đi sao chụp từng tấm hình nữa vì rất mất thời gian, chỉ cần có đơn xin sao chụp thông qua thư ký sẽ nhận được file sao chụp toàn bộ hồ sơ đã được số hóa. Giai đoạn tiền xét xử, thẩm phám gửi hồ sơ cho phía Viện Kiểm sát cũng rất nhanh thay vì phải photo và gửi trực tiếp. Đến giai đoạn xét xử thì hầu hết các dữ liệu được chiếu trên màn hình trong phòng xét xử giúp cho Hội đồng xét xử, các bên đương sự tham gia phiên tòa dễ dàng tiếp cận hồ sơ vụ án, giúp tối ưu thời gian và đẩy mạnh tranh tụng.

Sau phần nghị án, quyết định hoặc bản án có hiệu lực cũng sẽ được số hóa chuyển ngay cho đương sự. Tóm lại, việc số hóa này mục đích hướng tới người dân, giúp tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian rất nhiều cho đương sự, Hội đồng xét xử, Viện Kiểm sát, luật sư nói riêng và cho hoạt động tố tụng nói chung. Ngoài ra, việc số hóa cũng rất có ích cho việc thống kê, phân loại các vụ án ly hôn, dân sự, kinh tế…

Thuận lợi cho người tiến hành tố tụng

Luật sư Trần Thu Nam (luật sư nguyên đơn) cho biết: “Bản thân tôi tham gia phiên tòa này lần đầu tiên còn nhiều bỡ ngỡ nhưng sau đó quen dần và quen rất nhanh. Đây là phiên tòa có tính đổi mới, đã số hóa các tài liệu giúp thuận tiện hơn cho những người tiến hành tố tụng, giảm bớt các khâu đi lại cung cấp tài liệu. Thậm chí khi ra tòa, thẩm phán và luật sư không cần thiết phải có hồ sơ trong tay. Đây là mô hình rất tốt rất hữu ích, nên phát huy và nhân rộng”.

Nhân viên Tổ số hóa của TAND quận 1 đang tích cực chuyển hồ sơ giấy thành file để số hóa

Là một trong những đương sự đầu tiên tham dự phiên tòa số hóa, bà Lê Thị Phương Hồng H. cho biết, so với các phiên tòa chị từng tham dự trước đây, ở phiên tòa số hóa này, các tài liệu chứng cứ đưa ra đều được chiếu lên màn hình ai cũng thấy được hết, thể hiện tính chính xác, cụ thể. Khi cần bổ sung hồ sơ chỉ cần gửi tài liệu PDF qua bên tòa án rất nhanh gọn, tiện lợi và giúp chị tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, đi lại rất nhiều.

Luật sư Nguyễn Hiền Hà – Giám đốc Công ty Luật Hiền Hà khi biết được thông tin có phiên tòa số hóa cũng đến để theo dõi phiên tòa. Ông Hà nhận định, sự đổi mới này là rất tốt, rất thuận lợi cho luật sư ở xa, không cần phải đến tòa xin sao lưu hồ sơ, hoặc ở nhà cũng có thể nộp hồ sơ, trích lục hồ sơ được. Tuy nhiên luật sư Nguyễn Hiền Hà cho rằng các luật sư tham gia phiên tòa này thì phải nắm chắc hồ sơ, tài liệu vì nói tới đâu tài liệu hiện ra đến đó.

Trinh Trinh