Xin thư giới thiệu học bổng: Hiểu rõ để tránh rắc rối

Các bạn trẻ được đại diện một trường ĐH ở Úc tư vấn các bước làm hồ sơ du học. Ảnh: N.Anh

Xin thư giới thiệu (Letter of Reference – LoR), nghe có vẻ rất đơn giản nhưng khi thực hiện mới thấy nó rắc rối như thế nào. Đó là nhận định chung của hầu hết du học sinh do đã trải qua quá trình này.

Khác với thư giới thiệu bản thân (Statement of Purpose – SoP) có thể tự chủ, tự quyết thì LoR là thư phụ thuộc vào người khác. Vì vậy hay xảy ra rắc rối, bởi để có một LoR cần phải qua rất nhiều khâu như tìm người cho LoR, chuẩn bị, trình bày, xin chữ ký, gửi/upload LoR…

Theo Trần Thu Ngân, cựu sinh viên Trường Copenhagen School of Global Health (Đan Mạch), để có một LoR hoàn chỉnh, thực sự thu hút đơn vị tuyển sinh, các bạn cần phải lưu ý đến nhiều vấn đề:

Người cho LoR

Có hai đối tượng có thể cho LoR là Academic (liên quan đến trường học) và Work (sếp, đồng nghiệp, dự án, đề án nào đó). Người cho LoR không nhất thiết phải có chức danh giáo sư hay tiến sĩ bởi điểm yếu hay mạnh đều nằm ở nội dung của LoR (người cho quan trọng nhưng không phải tất cả). Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý là nếu cấp xin học bổng cao (du học thạc sĩ, tiến sĩ) thì LoR từ người có vị trí/tiếng tăm càng cao càng có giá trị. Cụ thể, khi xin học bổng tiến sĩ thì có LoR từ giáo sư là một điểm quan trọng. Dù tự viết hay người ta viết cho bạn thì hãy xin LoR từ người gần gũi và có nhiều liên quan nhất với bạn. Ví dụ, bạn có thể xin của thầy hướng dẫn làm luận văn. Do là người trực tiếp hướng dẫn bạn nên thầy sẽ có nhiều cái để nói như cách bạn đối phó với stress, giải quyết vấn đề, gặp khó khăn; kỹ năng viết lách, nghiên cứu; những kỹ năng, tính cách tích cực trong cuộc sống…

Viết

Nhiều bạn thường thắc mắc là LoR do mình tự viết hay để người khác viết? Điều này còn tùy thuộc vào người cho LoR. Thông thường nếu là thầy cô/sếp người Việt thì sẽ yêu cầu bạn tự viết rồi họ sửa và ký. Còn nếu là thầy cô/sếp người nước ngoài thì thường họ sẽ tự viết cho bạn (có khi không cho bạn xem nội dung họ viết những gì). Tuy nhiên, trong trường hợp người cho LoR tự viết thì bạn vẫn có thể can thiệp vào nội dung, nghĩa là hướng người viết vào một số điểm như: Lưu ý người viết nêu rõ quan hệ của họ với bạn (số năm quen biết, dự án làm chung, hướng dẫn…), đề cập đến khả năng trình độ ngoại ngữ, kỹ năng viết… của bạn.

Thông thường, bạn sẽ phải chuẩn bị 2-3 LoR để chọn ra bản phù hợp nhất cho ngành học/trường học nên nếu phải tự viết thì cần tránh việc để các LoR giống nhau. Bạn có thể viết ý bằng tiếng Việt và nhờ bạn bè thân thiết diễn giải sang tiếng Anh vì khi làm vậy người dịch sẽ tự dùng giọng văn của họ để viết ra. Còn nếu muốn tự viết toàn bộ thì bạn nên lưu ý chia đều nội dung, dùng từ đồng nghĩa, không dùng các cụm từ/cụm câu giống hệt nhau giữa các LoR. Ví dụ, nếu LoR 1: It is a great pleasure for me to recommend… thì LoR 2: I am delighted to be called upon as a reference for…

Trình bày

Thường độ dài cho LoR là một trang A4, không nên viết dài vì có thể lan man và thiếu thực tế. Nếu khen thì phải có dẫn chứng, nội dung cần thống nhất và logic với phần còn lại của hồ sơ.

Theo Thu Ngân, cách trình bày LoR cũng là một trong những điểm cần chú ý vì nó thể hiện thái độ và sự nghiêm túc của bạn đối với đơn vị tuyển sinh. Nhiều bạn hỏi có nên sử dụng letter head (tiêu đề thư) để viết LoR hay không? Câu trả lời là nên vì nó làm tăng tính tin cậy và thẩm mỹ của thư. Trong trường hợp trường/công ty không có letter head, bạn có thể tự mình thiết kế một mẫu đơn giản vì logo của trường/công ty không khó kiếm. “Khi trình bày LoR, tốt nhất nên sửa đổi theo hướng yêu cầu của học bổng và tên chương trình, không nên dùng một thư duy nhất để gửi cho mọi chương trình. Việc này tuy khá tốn công nhưng hiệu quả cao. Dù sao thì thư có tên người nhận rõ ràng (trường A, B, consortium A, B) vẫn hơn cái thư chung chung kiểu “your prestige university” giống như thư rác gửi tự động”, Thu Ngân cho biết.

Xin chữ ký

“Chữ ký là một trong những chi tiết bị nhiều bạn bỏ sót khi nộp hồ sơ. Thật ra đây là một trong những chi tiết quan trọng tạo nên tính trung thực trong cách đánh giá của bộ phận tuyển sinh. Nếu không có chữ ký, họ có cơ sở để tin rằng thư giới thiệu của bạn là… bịa”, Thu Ngân chia sẻ. Có hai loại chữ ký được sử dụng là chữ ký điện tử (đối với hồ sơ trực tuyến) và chữ ký “sống” (đối với hồ sơ qua đường bưu điện). Và có hai cách để không làm mất thời gian cho việc đi xin chữ ký là làm một loạt LoR rồi trình ký hoặc xin chữ ký, scan rồi lưu dưới dạng file ảnh, sau này viết LoR chỉ việc chèn chữ ký vào file word rồi chuyển sang pdf để nộp là xong.

Gửi, nộp thư

Tùy theo yêu cầu, mỗi trường sẽ cho bạn được nộp hồ sơ theo những cách khác nhau, nhưng tựu trung có ba dạng phổ biến nhất được dùng là: Nộp hồ sơ qua bưu điện (LoR nằm trong phong bì dán kín hoặc nằm trong hồ sơ), nộp online (tự upload bản scan của LoR lên hệ thống) và nộp online (điền địa chỉ mail của người cho LoR, hệ thống sẽ gửi yêu cầu, bao gồm một link để upload LoR đến địa chỉ mail mình điền). Trong ba dạng này thì dạng thứ 3 được sử dụng nhiều nhất do các trường thường thiếu sự tin tưởng đối với người nộp hồ sơ. Nếu rơi vào trường hợp này, bạn nên dặn người cho LoR chuyển tiếp email yêu cầu tải LoR của chương trình cho mình rồi sau đó mình tự xử. Hoặc, sau khi điền mail của người cho LoR vào hệ thống của học bổng, bạn tự chuẩn bị LoR và tự gửi đi, trước khi gửi nên thông báo cho người cho LoR rằng yêu cầu từ học bổng đó sẽ sớm được gửi đến và nhờ họ tải LoR đó lên.

Linh Vy (ghi)

Cách chèn LoR vào letter head

Cách đơn giản nhất dĩ nhiên là dùng giấy letter head để in LoR ra, trình ký rồi scan lại. Nhưng cách này không hợp lý khi số lượng letter head thì hạn chế mà số LoR cần nhiều hoặc khi letter head là tự design. Giải pháp tốt nhất là scan letter head không, lưu dưới dạng file ảnh. Dùng file đó làm nền cho cái LoR mình chuẩn bị trong file word. Cách làm như sau: Vào thẻ page layout –> chọn watermark –> chọn custom watermark –> chọn picture watermark –> chèn ảnh letter head vào, ok –> chọn scale là 100%, bỏ dấu tick ở ô washout –> OK